• Podatki na co dzień
• Rachunkowość w praktyce
• Rozmowa miesiąca
• Audyt
• VAT i akcyza
• Praktyka rynków kapitałowych
• Fundusze unijne
• Finanse w firmie
• Leasing operacyjny i finansowy
• Przepisy prawne i orzecznictwo
• Prawo pracy i ZUS
• Z bankowością na ty
• Praktyczne książki

Ewidencje podatkowe w działalności gospodarczej prowadzonej przez osoby fizyczne

Działalność gospodarcza wiąże się z obowiązkiem prowadzenia ewidencji zdarzeń gospodarczych.

Zdarzenie gospodarcze jest pojęciem szerszym niż operacja gospodarcza. Zdarzenia gospodarcze stanowią wszystkie fakty dotyczące działalności gospodarczej. Każda operacja gospodarcza jest zdarzeniem gospodarczym, ale nie każde zdarzenie gospodarcze jest operacją gospodarczą. Konsekwencją zdarzenia gospodarczego są określone operacje gospodarcze, np. podpisanie umowy z pracownikiem jest zdarzeniem gospodarczym, które w przyszłości wywoła operację gospodarczą w postaci wypłaty wynagrodzenia.

Zdarzenia zachodzące w jednostce gospodarczej można podzielić na:

• powodujące zmiany majątkowo-kapitałowe i podlegające ewidencji księgowej, czyli takie, które są wyrażane wartościowo (np. zakup samochodu za gotówkę),
• nie powodujące zmian majątkowo-kapitałowych i niewymagające ewidencji księgowej, czyli takie, które nie są wyrażane wartościowo (np. przyjęte w przedsiębiorstwie normy).

Ewidencji podlegają co do zasady operacje gospodarcze. Ewidencja jest to wykaz przygotowywany według określonych kryteriów. Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą są zobowiązane prowadzić wymagane prawem podatkowym ewidencje, aby we właściwy sposób ustalić podstawę opodatkowania.

Rodzaje ewidencji podatkowej, jaką obowiązany jest prowadzić podatnik zależą od wybranej przez niego formy opodatkowania. Osoby fizyczne uzyskujące przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej mogą zgodnie z:

• ustawą z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych Dz.U. z 2000 r. Nr 14 poz.176 ze zm. (dalej: UPIT) wybrać dwie formy opodatkowania:
  • podatek progresywny oraz
  • podatek liniowy;
• ustawą z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne Dz.U. z 1998 r. Nr 144 poz. 930 ze zm. (dalej: URPD) również wybrać dwie formy opodatkowania:
  • ryczałt od przychodów ewidencjonowanych,
  • kartę podatkową.

Osoby, które wybrały opodatkowanie dochodów z działalności gospodarczej podatkiem progresywnym wg skali podatkowej i podatkiem liniowym mają obowiązek ewidencji zdarzeń gospodarczych w formie ksiąg rachunkowych bądź podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych reguluje ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2000 r. Nr 113 poz. 1186 ze zm.) - dalej: ustawa o rachunkowości.

Księgi rachunkowe muszą prowadzić podmioty mające siedzibę lub miejsce sprawowania zarządu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, będące:

• osobami fizycznymi,
• spółkami cywilnymi osób fizycznych,
• spółkami jawnymi osób fizycznych oraz
• spółkami partnerskimi,

jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za rok obrotowy wyniosą co najmniej równowartość w walucie polskiej 1.200.000 euro.

Przeliczania na walutę polską dokonuje się według średniego kursu ogłoszonego przez NBP w dniu 30 września roku poprzedzającego rok obrotowy. W 2008 r. średni kurs euro wynosił 3,4083 zł/euro (Tabela kursów NBP nr 191/A/NBP/2008). Zatem kwotą graniczną jest 4.089.960 zł.

Ustawa o rachunkowości nakłada na podmiot zobowiązany do prowadzenia ksiąg rachunkowych obowiązek dokładnego ewidencjonowania wszystkich operacji gospodarczych, należności i zobowiązań, prowadzenia szczegółowych ewidencji dotyczących poszczególnych obszarów działalności firmy. Forma ewidencji zdarzeń gospodarczych jest tym bardziej rozbudowana, im większe są rozmiary prowadzonej działalności i bardziej rozwinięta jest forma prawna przedsiębiorstwa.

Na podstawie UPIT podatnik prowadzący działalność gospodarczą ma obowiązek prowadzić ewidencję środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.

Ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych powinna zawierać:

• liczbę porządkową,
• datę nabycia,
• datę przyjęcia do używania,
• określenie dokumentu stwierdzającego nabycie,
• określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej,
• symbol Klasyfikacji Środków Trwałych,
• wartość początkową,
• stawkę amortyzacyjną,
• kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania tych odpisów, w tym także, gdy składnik majątku był kiedykolwiek wprowadzony do ewidencji (wykazu), a następnie z niej wykreślony i ponownie wprowadzony,
• zaktualizowaną wartość początkową,
• zaktualizowaną kwotę odpisów amortyzacyjnych,
• wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową,
• datę likwidacji oraz jej przyczynę albo datę zbycia.

Przedsiębiorcy ewidencjonujący zdarzenia gospodarcze w księdze przychodów i rozchodów

Zasady prowadzenia książki przychodów i rozchodów określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2003r., Nr 152, poz. 1475, ze zm.). Wybrać tę formę opodatkowania mogą:

• osoby fizyczne,
• spółki cywilne osób fizycznych,
• spółki jawne osób fizycznych,
• spółki partnerskie,
• rolnicy prowadzący gospodarstwo rolne bez zatrudnienia w nim pracowników, członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych oraz pracowników rolnych, wykonujący działalność gospodarczą, osobiście lub z udziałem członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym, jeżeli łączny przychód  z tej działalności gospodarczej nie przekracza 10 000 zł w roku podatkowym.

Podatnik ma obowiązek gromadzenia wszystkich dokumentów księgowych, opisywania ich i sprawdzania poprawności formalnej. Należy na bieżąco kontrolować poprawność wszystkich zapisów. Nieprawidłowo prowadzona księga przychodów i rozchodów grozi uznaniem jej przez organy podatkowe za prowadzoną w sposób nierzetelny i/ lub wadliwy - co powoduje sankcje.

Zgodnie z § 4 powyższego rozporządzenia, osoby prowadzące podatkową księgę przychodów i rozchodów, prowadzą:

• ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych zgodnie z art. 22n ust. 2-6 UPIT;
• ewidencję wyposażenia.

Ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych powinna zawierać takie same elementy, jak w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Ewidencja wyposażenia obejmuje wyposażenie, którego wartość początkowa przekracza 1 500 zł.

Ewidencja ta powinna zawierać co najmniej następujące dane:

• numer kolejny wpisu,
• datę nabycia,
• numer faktury lub rachunku,
• nazwę wyposażenia,
• cenę zakupu wyposażenia lub koszt wytworzenia,
• numer pozycji, pod którą wpisano w księdze koszt związany z nabyciem wyposażenia,
• datę likwidacji (w tym również datę sprzedaży lub darowizny) oraz przyczynę likwidacji wyposażenia.

Jeżeli na zlecenie podatnika prowadzenie księgi przychodów i rozchodów zostało powierzone biuru rachunkowemu, podatnik jest obowiązany prowadzić w miejscu wykonywania działalności ewidencję sprzedaży z zastrzeżeniem podatników, którzy ewidencjonują obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2004 r. Nr 54, poz. 535 ze zm.).

Podatnik jest obowiązany zbroszurować ewidencję sprzedaży i kolejno ponumerować jej karty. Ewidencja powinna zawierać co najmniej następujące dane:

• numer kolejny wpisu,
• datę uzyskania przychodu nieudokumentowanego fakturami, rachunkami oraz
• kwotę tego przychodu.

Przedsiębiorcy opodatkowani kartą podatkową

Przedsiębiorcy, którzy wybrali opodatkowanie w formie karty podatkowej zgodnie z URPD mają obowiązek prowadzić:

• ewidencję zatrudnienia, jeżeli przy prowadzeniu działalności zatrudniają pracowników,
• karty przychodów.

Podatnicy prowadzący działalność opodatkowaną w formie karty podatkowej są zwolnieni od obowiązku prowadzenia ksiąg, składania zeznań podatkowych, deklaracji o wysokości uzyskanego dochodu oraz wpłacania zaliczek na podatek dochodowy. Podatnicy ci są jednak obowiązani wydawać na żądanie klienta rachunki i faktury stwierdzające sprzedaż wyrobu, towaru lub wykonanie usługi, oraz przechowywać w kolejności numerów kopie tych rachunków i faktur w okresie pięciu lat podatkowych, licząc od końca roku, w którym wystawiono rachunek lub fakturę

Ewidencja zatrudnienia

Podatnicy opodatkowani w formie karty podatkowej, z wyjątkiem prowadzących parkingi, jeżeli przy prowadzeniu działalności zatrudniają pracowników, są obowiązani prowadzić ewidencję zatrudnienia tych osób (zwaną „ewidencją zatrudnienia").

Podatnik jest obowiązany przechowywać ewidencję zatrudnienia w miejscu wykonywania działalności albo w miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba.

Elementy ewidencji zatrudnienia precyzuje Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2002 r. w sprawie prowadzenia ewidencji zatrudnienia (Dz. U. z 2002 r. Nr 119 poz. 1838 ze zm). Zgodnie z tym rozporządzeniem ewidencja zatrudnienia powinna zawierać co najmniej następujące dane:

• numer wpisu,
• imię i nazwisko osoby zatrudnionej,
• numer Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL) osoby zatrudnionej,
• Numer Identyfikacji Podatkowej osoby zatrudnionej,
• datę rozpoczęcia i zakończenia przez tę osobę zatrudnienia,
• adnotacje o przerwach w zatrudnieniu.

Zapis dotyczący zatrudnienia danej osoby powinien być dokonany nie później niż przed rozpoczęciem zatrudnienia przez daną osobę.

Ewidencje zatrudnienia należy przechowywać w miejscu wykonywania działalności albo w miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba, jeżeli działalność jest wykonywana bez posiadania zorganizowanego zakładu.

Karty przychodów

Karty przychodów są to indywidualne (imienne) karty przychodów pracowników, prowadzone przez podatników dokonujących pracownikom wypłat należności ze stosunku pracy.

Przedsiębiorcy opodatkowani ryczałtem

Przedsiębiorcy opodatkowani na zasadach ryczałtowych prowadzą ewidencję przychodów wg wzoru określonego przez Ministra Finansów (Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 19 lutego 2007 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych - Dz.U. z 2007 r. Nr 34 poz. 211 ze zm.).

W związku z tym, że objęci tym podatkiem nie uwzględniają kosztów uzyskania przychodu i opłacają podatek w formach uproszczonych, mają do spełnienia znacznie mniej wymogów dotyczących rachunkowości podatkowej. Muszą jednak prowadzić ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Zgodnie z art. 15 URPD podatnicy oraz spółki, których wspólnicy są opodatkowani w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, są obowiązani posiadać i przechowywać dowody zakupu towarów, prowadzić wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, ewidencję wyposażenia oraz, odrębnie za każdy rok podatkowy, ewidencję przychodów.

Podatnicy będący armatorami w rozumieniu ustawy z dnia 24 sierpnia 2006 r. o podatku tonażowym (Dz.U. z 2006 r. Nr 183, poz. 1353 ze zm.) prowadzący działalność opodatkowaną podatkiem tonażowym oraz inną działalność opodatkowaną ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, są obowiązani w ewidencji wyodrębnić przychody podlegające opodatkowaniu podatkiem tonażowym i ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.

Wszyscy podatnicy wykorzystujący w działalności gospodarczej samochody osobowe niestanowiące ich środków trwałych mają obowiązek prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Ewidencja przebiegu pojazdu zgodnie z UPIT powinna zawierać następujące dane:

• nazwisko, imię osoby używającej pojazd,
• adres zamieszkania osoby używającej pojazd,
• numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
• kolejny numer wpisu,
• datę i cel wyjazdu,
• opis trasy (skąd - dokąd),
• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
• stawkę za jeden kilometr przebiegu,
• kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów,
• stawki za jeden kilometr przebiegu,
• podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Ponadto podatnicy wykonujący działalność kantorową mają obowiązek prowadzenia również według zasad określonych w przepisach prawa dewizowego ewidencję wszystkich operacji powodujących zmianę stanu wartości dewizowych i waluty polskiej, zwaną „ewidencją kupna i sprzedaży wartości dewizowych".

Natomiast podatnicy wykonujący działalność w zakresie udzielania pożyczek pod zastaw (prowadzenie lombardów) są obowiązani prowadzić również ewidencję pożyczek i zastawionych rzeczy; ewidencja ta powinna zawierać co najmniej następujące dane:

• numer kolejny wpisu,
• imię i nazwisko pożyczkobiorcy,
• adres,
• datę udzielenia pożyczki,
• kwotę udzielonej pożyczki,
• wysokość umówionych odsetek w złotych,
• opis zastawionej rzeczy i jej wartość rynkową,
• termin zwrotu pożyczki wraz z odsetkami,
• datę i kwotę zwróconej pożyczki wraz z odsetkami,
• datę zwrotu zastawionej rzeczy, datę sprzedaży rzeczy i kwotę należną z tytułu tej sprzedaży, kwotę prowizji stanowiącej wartość spłaconych odsetek lub różnicę między kwotą uzyskaną ze sprzedaży zastawionej rzeczy, a kwotą udzielonej pożyczki.

Rzetelne i niewadliwe prowadzenie ewidencji podatkowych determinuje prawidłowe określenie podstawy opodatkowania, a w ślad za tym kwoty podatku. Ewidencje mogą również stanowić dowód w postępowaniu podatkowym i sądowym.

Autorka jest ekspertem w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO, Oddział w Katowicach.