• Podatki na co dzień
• Rachunkowość w praktyce
• Audyt
• VAT i akcyza
• Praktyka rynków kapitałowych
• Finanse w firmie
• Przepisy prawne i orzecznictwo
• Prawo pracy i ZUS
• Rynek ubezpieczeniowy
• Z bankowością na ty
• Praktyczne książki

Świadczenia wypłacane pracownikom z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych

Zakładowy Funduszu Świadczeń Socjalnych (dalej: ZFŚS lub Fundusz) jest formą pomocy socjalnej realizowanej przez pracodawcę. Pracodawca tworzy go zgodnie z ustawą z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 1996 r., Nr 70, poz. 335, dalej: ustawa o ZFŚS).

Środkami Funduszu administruje pracodawca. Świadczenia z ZFŚS mają charakter uznaniowy. Pracownik nie może rościć sobie do nich prawa. Złożone przez pracowników wnioski o świadczenie są rozpatrywane indywidualnie na podstawie przyjętych kryteriów socjalnych, tzn. po przeanalizowaniu każdorazowo sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej oraz dodatkowo mieszkaniowej w przypadku ubiegania się o świadczenie dot. pomocy mieszkaniowej.

Działalność socjalna w rozumieniu art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS, to działalność polegająca na świadczeniu przez pracodawców usług na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielaniu pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe.

Ustawa o ZFŚS posługuje się pojęciem pomocy rzeczowej, ale jej nie definiuje. Definicję rzeczy określa art. 45 Kodeksu cywilnego, z którego wynika, iż rzeczami są tylko przedmioty materialne. Przykładowymi formami udzielanej pomocy rzeczowej z ZFŚS mogą być wydatki na zakup: lekarstw, artykułów żywnościowych, podręczników szkolnych dla dzieci, odzieży dla osób uprawnionych znajdujących się w trudnej sytuacji życiowej.

Osoby uprawnione do korzystania z ZFŚS zgodnie z art. 2 pkt 5 ustawy o ZFŚS to pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści - byli pracownicy i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z Funduszu.

Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS, przyznawanie świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS. Każdorazowe udzielenie pomocy zarówno rzeczowej, materialnej jak i finansowej powinno opierać się o wcześniejszą weryfikację sytuacji życiowej, rodzinnej oraz materialnej osoby ubiegającej się o świadczenie.

Środki z ZFŚS mogą być przeznaczone na takie cele, jak:

• dofinansowanie różnych form aktywnego spędzania wolnego czasu, np.:

  • dopłat do biletów wstępu: do kina, teatru, na koncerty, wystawy, imprezy sportowe i rekreacyjne,
  • biletów na basen, do siłowni,
  • imprez kulturalno-oświatowych i sportowo rekreacyjnych organizowanych przez pracodawcę: wycieczek jedno- lub kilkudniowych, zabaw dla dzieci;
• dopłata pracodawcy do wypoczynku krajowego i zagranicznego. W ustawie o ZFŚS nie są określone konkretne formy wypoczynku, które mogą być dofinansowane z Funduszu, mogą to więc być np.:
  • wczasy letnie lub zimowe,
  • wypoczynek organizowany we własnym zakresie - „wczasy pod gruszą",
  • wypoczynek letni i zimowy dla dzieci i młodzieży;
• zwrotna i bezzwrotna pożyczka mieszkaniowa.

Pomoc zwrotną można przeznaczyć na:

• remont i modernizację lokalu lub budynku mieszkalnego,
• przystosowanie mieszkania do potrzeb niepełnosprawnego członka rodziny,
• zakup mieszkania i domu jednorodzinnego,
• pokrycie kosztów wykupu lokalu na własność.

Pomoc bezzwrotną można przeznaczyć na pokrycie wydatków związanych z użytkowaniem mieszkania: zapłatę za czynsz, opłaty za światło, prąd, gaz, zakup opału itp.;

• zapomogi otrzymywane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby (pracownika lub członka jego najbliższej rodziny) lub śmierci, do określonej wysokości za rok podatkowy.

Dozwolone wydatki finansowane ze środków ZFŚS są określone w art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS pod szeroko rozumianym pojęciem działalności socjalnej. Analizując cel tworzenia ZFŚS, czyli pomoc dla najgorzej sytuowanych pracowników, należy racjonalnie podejść do klasyfikacji wydatków z tych środków. Niedozwolone jest finansowanie wydatków na:

• dodatkowe ubezpieczenia dla pracowników,
• badania lekarskie i szczepienia, np. przeciwko grypie,
• dokształcanie pracowników,
• organizowanie imprez takich, jak np. pożegnalnych dla pracowników odchodzących na emeryturę,
• dojazd pracowników do pracy,
• zakup prezentów, np. na Dzień Kobiet i inne święta okolicznościowe,
• zakup wieńców, wiązanek itp.

Zasady wykorzystywania środków z ZFŚS, w tym ich podział na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej oraz warunki ich przyznawania określa pracodawca w regulaminie ZFŚS w uzgodnieniu z organizacją związkową działającą w jego zakładzie pracy. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Regulamin ZFŚŚ określa:

• zasady tworzenia funduszu,
• zasady przeznaczenia środków na poszczególne cele,
• rodzaje działalności socjalnej oraz zasady,
• warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu.

Do spraw nieuregulowanych w regulaminie mają zastosowanie powszechnie obowiązujące zasady i przepisy prawa.

Opodatkowanie wypłat z ZFŚS

Po stronie pracownika wartość rzeczowych świadczeń otrzymywanych przez niego z ZFŚS do wysokości 380 zł w roku podatkowym jest zwolniona z podatku na mocy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: UPDOF). Świadczeniami tymi nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do wymiany na towary lub usługi (art. 21 ust. 1 pkt 67 UPDOF). W przypadku, gdy świadczenia wypłacane z ZFŚS u danego pracodawcy przekroczą kwotę ww. limitu, musi on od nadwyżki pobrać i odprowadzić podatek do urzędu skarbowego.

Zwolnione z opodatkowania podatkiem dochodowym są zapomogi otrzymywane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2280 zł (art. 21 ust. 1 pkt. 26 UPDOF).
Zwolnione z opodatkowania są również dopłaty do wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu - dzieci i młodzieży do lat 18 niezależnie od ich wysokości (art. 21 ust. 1 pkt. 78 UPDOF).

Świadczenia socjalne są wyłączone z podstawy wymiaru składek w zakresie ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych.

Dla pracodawcy wypłata z ZFŚS nie stanowi kosztu uzyskania przychodu zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych, natomiast odpis dokonany na ten Fundusz stanowi koszt podatkowy.

Reasumując - w praktyce kryterium przyznawania środków z ZFŚS stosuje się w ten sposób, że im gorsza jest sytuacja danej osoby uprawnionej do korzystania z pomocy socjalnej, tym wyższe powinna ona otrzymać świadczenie. Zasada ta wyklucza przyznawanie świadczeń z funduszu w jednakowej wysokości wszystkim uprawnionym pracownikom.

W pierwszej kolejności pomoc z funduszu powinna być udzielana pracownikom dotkniętym zdarzeniami losowymi, długotrwałą chorobą, znajdującym się w trudnej sytuacji materialnej, samotnie wychowującym dzieci, wychowującym dzieci wymagające specjalnej opieki i leczenia. Oczywiście jest to każdorazowo indywidualna sytuacja do oceny przez pracodawcę. Jeśli chodzi o opodatkowanie podatkiem dochodowym od osób fizycznych świadczeń otrzymanych przez pracowników z ZFŚS, to są one opodatkowane zgodnie z UPDOF z wyłączeniami wynikającymi z art. 21 ust. 1 pkt 26, 67 i 78.

Autorka jest ekspertem w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO, Oddział w Katowicach.