• Podatki na co dzień
• Rachunkowość w praktyce
• Audyt
• VAT i akcyza
• Praktyka rynków kapitałowych
• Fundusze unijne
• Leasing operacyjny i finansowy
• Przepisy prawne i orzecznictwo
• Prawo pracy i ZUS
• Z bankowością na ty
• Zarządzanie kapitałem ludzkim
• Praktyczne książki

Charakterystyka i zadania komitetu audytu

Zgodnie z postanowieniami dyrektywy 2006/43/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 17 maja 2006 r., w Polsce zostanie wdrożona regulacja w ustawie o biegłych rewidentach i ich samorządzie, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym, określająca m.in. wymagania w stosunku do komitetu audytu, który powinien powstać w każdej jednostce zainteresowania publicznego. W wersji projektu z 6 października 2008 r. Ministerstwo Finansów proponuje, aby każda jednostka zainteresowania publicznego mająca więcej niż 5 członków posiadała co najmniej trzyosobowy komitet audytu, a w pozostałych zadania komitetu audytu pełniła rada nadzorcza. Członkowie komitetu audytu powinni być powoływani spośród członków rady nadzorczej i posiadać kwalifikacje z dziedziny rachunkowości lub rewizji finansowej. Jeden z nich powinien być niezależny, w sposób zbliżony do definicji niezależności biegłego rewidenta.

Silny komitet audytu jest istotnym elementem każdej spółki, ma fundamentalne znaczenie dla młodych, rozwijających się firm, które mogą mieć mniej efektywne systemy wewnętrznej kontroli.

Zgodnie z raportem National Association of Corporate Directors Blue Ribbon Commission on Audit Committees: Niezależny komitet audytorów spełnia fundamentalną rolę w działalności przedsiębiorstwa. Komitet taki stanowi kluczowy element zapewniający odpowiednią kontrolę i jakość raportowania, jak również szybką identyfikację i radzenie sobie z ryzykiem... Jego krytyczna rola jako stróża uczciwości i wiarygodności spółki stawia komitet audytorów w szeregu najważniejszych wyzwań, przed jakimi stoi przedsiębiorstwo...

Jeśli komitet audytu ma efektywnie kontrolować zagrożenia, jego członkowie muszą mieć ich pełną świadomość i w pełni je zrozumieć.

Dające się ostatnio zaobserwować załamania firm wyraźnie wskazują na istotną rolę, jaką mają do odegrania niezależne komitety audytu. Dlatego też na świecie, w szczególności na największym rynku giełdowym - w USA oraz w Unii Europejskiej, ukazały się liczne publikacje i zalecenia instytucji określające normy postępowania.

Stały, od dziesięcioleci, rozwój komitetów audytu jest związany z tym, że nigdy przedtem udziałowcy nie wyrażali tak często wątpliwości co do rzetelności raportów finansowych, szukając źródła ścisłej i trafnej oceny działalności i raportów finansowych spółek. Od początku lat siedemdziesiątych komitety audytu nieustannie ewoluowały, zarówno jeśli chodzi o ich kształt, jak i spełnianą rolę. Ewolucja ta stawała się coraz intensywniejsza w miarę upływu czasu.

W latach osiemdziesiątych utworzono, m.in. w odpowiedzi na nagłośnione w mediach przypadki fałszowania raportów finansowych, Krajową Komisję ds. Nieuczciwych Raportów Finansowych (Treadway Commission) w Stanach Zjednoczonych oraz Cadbury Committee w Wielkiej Brytanii. Wczesne lata dziewięćdziesiąte były świadkiem wzrostu odpowiedzialności tych komitetów, a także szerszej i bardziej otwartej współpracy z audytorami z zewnątrz.

Upadek spółek Enron i WorldCom przyczynił się do rewizji działalności finansowej przedsiębiorstw amerykańskich, w tym do uchwalenia ustawy Sarbanes-Oxley Act. Ustawa ta ma istotny wpływ na kontrolę działalności finansowej publicznych spółek akcyjnych, gdyż zmusza wiele firm do wprowadzenia głęboko idących zmian w systemach wewnętrznej kontroli finansowej i raportowania oraz nadaje wyższą rangę komitetom audytu i kadrze zarządzającej. Co najważniejsze, ustawa ta nakłada nowe obowiązki na dyrektorów naczelnych przedsiębiorstw oraz dyrektorów finansowych (CFO) zwiększając zarazem ich odpowiedzialność w razie wykazania nieprawidłowości w działaniu ich firm. Według ustawy Sarbanes-Oxley Act komitety audytu muszą spełniać zaostrzone wymogi niezależności, mają też obowiązek stale kontrolować relacje przedsiębiorstwa z członkami komitetów.

Obecnie Unia Europejska w VIII Dyrektywie nakazała stosować zwiększony nadzór nad jednostkami zaufania publicznego, a z opóźnieniem w stosunku do wymaganych terminów przyjmuje to ustawodawstwo Polska. Na skutek kreatywnej księgowości niektórych znanych spółek w Polsce, choć nie tak sławnych jak Enron, przepisy prawne nakładają na rady nadzorcze obowiązek tworzenia komitetów audytu, jak też zapisują prawną odpowiedzialność ich członków.

Efektywnie działające komitety audytu nie powstaną jednak wyłącznie z inicjatywy ustawodawcy. Istnieją ważne przyczyny, dla których organy zarządzające spółek, w tym rada nadzorcza, powinny skutecznie dbać o wycenę rynkową akcji, zależną od zaufania inwestorów (na przykład wiarygodność sprawozdań finansowych, unikanie sądowego postępowania cywilnego czy karnego, a tym bardziej niedopuszczenie do wykluczenia spółki z obrotu giełdowego, co ma miejsce w przypadku wykrycia nadużyć finansowych).

Jednym z największych wyzwań, przed jakimi staje komitet audytu, jest określenie zakresu zadań. Opierając się na piśmiennictwie, ale bardziej na praktyce giełdowej, można dokonać podziału zadań komitetu audytu na trzy zazębiające się kategorie:

• sprawozdawczość finansową,
• ryzyko i systemy kontroli,
• funkcję audytu.

Podstawowe zadania komitetu audytu w tym zakresie, to:

• weryfikacja i ocena rocznych oraz okresowych sprawozdań finansowych przed ich publikacją,
• weryfikacja i ocena najważniejszych kwestii poruszanych w sprawozdaniach oraz ocena zagrożeń, ich faktycznego bądź potencjalnego wpływu na kształt sprawozdań, ocena działań podjętych przez kierownictwo spółki w odpowiedzi na te zagrożenia oraz ocena i wyciągnięcie wniosków z opinii audytorów,
• aprobowanie zmian istotnych zasad rachunkowości i zasad prezentacji okresowych i rocznych sprawozdań finansowych,
• informowanie kierownictwa finansowego audytu wewnętrznego i zewnętrznego, iż oczekuje się od nich profesjonalnych i terminowych raportów,
• przegląd sprawozdań niezależnych audytorów, przedstawianie informacji o finansach, omówionych z kierownictwem, a także analizy współpracy audytor - kierownictwo spółki,
• dyskusje z niezależnymi audytorami o wszelkich problemach i przeszkodach napotkanych podczas przeprowadzania audytu oraz o postawie kadry kierowniczej,
• przedyskutowanie z kadrą kierowniczą wszelkich informacji prasowych o dochodach spółki, a także jakości informacji finansowych, przekazywanych analitykom i agencjom.

Z punktu widzenia akcjonariuszy w zakresie sprawozdawczości finansowej istotna jest odpowiedź na pytanie, czy kierownictwo jednostki nie działa przeciwko ich interesom. Dlatego komitet musi wiedzieć:

• Czy istnieją podstawy, by oskarżyć kierownictwo spółki o manipulację danymi i informacjami przeznaczonymi dla środków przekazu.
• Czy dane szacunkowe są przyjęte racjonalnie i właściwie uzasadnione.
• Czy praktyki księgowe są odpowiednie i rzetelne dla operacji typu e-business.
• Czy wprowadzono ostatnio zmiany w zasadach księgowania i czy można podważyć ich zasadność.
• Czy istnieją realne zagrożenia, dające podstawy do zaniepokojenia.
• Czy i jakie są systemy kontroli gwarantujące wiarygodność raportów finansowych przekazywanych drogą elektroniczną.

Komitet powinien przeprowadzić wśród kadry kierowniczej i audytorów wywiad na temat lukratywnych pakietów kompensacyjnych, transakcji pomiędzy podmiotami powiązanymi, nadmiernie skomplikowanych transakcji, wyjątkowych wahań dochodów i wydatków, niezidentyfikowanych rezerw kapitałowych, zmian zasad księgowych lub działalności przedsiębiorstwa, istotnych nowych i planowanych źródeł dochodów oraz pogłębiających się rozbieżności pomiędzy przychodami gotówkowymi a przychodami przyszłych okresów.

Komitet powinien również porównać korekty biegłego rewidenta i te, od których odstąpiono wobec „niewielkiej wagi problemu". Organy nadzorcze powinny z zaniepokojeniem obserwować przypadki, w których spółki odstępują od proponowanych przez audytorów zmian, używając pojęcia małej istotności. Powodem zaniepokojenia są przede wszystkim sytuacje, kiedy fakt wprowadzenia bądź niewprowadzenia zmian powoduje przekroczenie przewidywanych przez analityków dochodów.

Zastosowanie czysto ilościowych kryteriów istotności (na przykład 5 do 10% przychodów netto) nie stanowi często adekwatnego rozwiązania.

Kryteria ilościowe stanowią dobry pierwszy krok, należy jednak brać pod uwagę także kryteria jakościowe, takie jak kroki podjęte w celu osiągnięcia prognozowanego dochodu, zamiany straty w zysk, wpływ na zarobki (premie, bonusy) oraz osiągnięcia poszczególnych działów spółki.

Drugim obszarem zainteresowań komitetu audytu są zagrożenia i systemy kontroli. Rolą komitetu audytu jest:

• weryfikacja i ocena procesów zapobiegania zagrożeniom, między innymi ogólnej adekwatności środowiska oraz systemów kontroli w wybranych obszarach podwyższonego ryzyka,
• weryfikacja i ocena wewnętrznego systemu kontroli w firmie, pozwalającego wykryć błędy bądź oszustwa księgowe i finansowe, niezgodności z prawem i korporacyjnym kodeksem postępowania, przegląd wyników i rekomendacji audytu wewnętrznego i zewnętrznego w odniesieniu do tych kwestii oraz reakcji na nie kierownictwa spółki,
• omówienie z kierownictwem strategii i programów oceny oraz unikania zagrożeń,
• omówienie z departamentem prawnym wszelkich regulacji mogących mieć wpływ na kształt sprawozdań finansowych,
• przegląd wyników rocznego audytu wydatków zarządu i wyższej kadry kierowniczej oraz propozycji opracowanych przez audyt wewnętrzny.

Pokusa nadużyć finansowych pojawia się jako skutek połączenia ryzyka biznesowego i finansowego, zainteresowania materialnego kluczowego personelu oraz niedostatecznej sprawności wewnętrznych systemów kontrolnych lub ich zależności od kluczowych osób w przedsiębiorstwie. Jeżeli komitet audytu chce skutecznie kontrolować ryzyko, musi wpierw zrozumieć jego naturę. Wobec faktu, iż sprawny system kontroli wewnętrznej jest kluczem do radzenia sobie z zagrożeniami, komitet powinien nadać odpowiednią rangę, stymulować i wymuszać rozwój silnego systemu kontroli wewnętrznej.

Komitet audytu powinien regularnie prosić kierownictwo spółki i audytorów o ocenę ryzyka. Może ono przybierać wiele postaci, między innymi ryzyka gospodarczego, prawnego, finansowego, środowiskowego, rynkowego, technologicznego oraz związanego z zaostrzoną konkurencją. Komitet audytu nie może odpowiadać za monitoring wszystkich tych rodzajów zagrożeń, powinien więc polegać na specjalistycznej wiedzy i doświadczeniu zaangażowanych ekspertów. Komitet audytu powinien dowiedzieć się, jak kierownictwo spółki, audytorzy wewnętrzni i zewnętrzni oceniają rodzaj oraz poziom ryzyka biznesowego i finansowego w obszarach objętych zakresem odpowiedzialności komitetu. Ocena taka powinna objąć każdy segment oraz ogólne funkcje o finansowych implikacjach. Komitet audytu powinien regularnie przeprowadzać podobny wywiad i być informowany o istotnych zmianach zagrożeń.

Sprawozdania z audytu wewnętrznego powinny trafiać bezpośrednio do komitetu, bez uprzedniego „filtrowania" przez kierownictwo spółki. Bezpośrednia i poufna relacja z pracownikami audytu wewnętrznego daje komitetowi audytu poczucie efektywniejszego funkcjonowania systemu wewnętrznej kontroli oraz zgodności działań z prawem i polityką spółki.

Członkowie komitetowi audytu muszą odpowiedzieć na podstawowe pytania związane z ryzykiem.

• Czy zaistniały okoliczności sprzyjające nadużyciom?
• Jakie wyciąga się konsekwencje z ewentualnego naruszenia zapisów statutu i regulaminów wewnętrznych spółki?
• Czy ustalono procedury postępowania na wypadek podejrzenia lub wykrycia nadużyć?
• Czy wzięto pod uwagę implikacje prawne i podatkowe operacji typu e-business?
• Czy zauważone przez komitet nieprawidłowości wskazują na szersze problemy lub możliwość ich wystąpienia?

Komitet audytu ma obowiązek stałej obserwacji działalności zarówno audytu wewnętrznego, jak i zewnętrznego spółki. Powinien on zweryfikować stopień koordynacji działań audytu wewnętrznego i zewnętrznego oraz upewnić się, że ogół działań audytorów jest wystarczający do wykrycia słabości systemów wewnętrznej kontroli, które mogłyby z kolei prowadzić do nadużyć finansowych w przedsiębiorstwie lub do powstania błędów w sprawozdaniach finansowych. Ponadto komitet powinien dążyć do szczerej i otwartej współpracy (komunikacji) z audytorami. Zarówno audytorzy wewnętrzni, jak i zewnętrzni powinni bez obaw informować komitet o wykrytych słabościach systemów wewnętrznej kontroli (szczególnie tych, których kierownictwo nie chce naprawić), z zachowaniem zasady poufności. Aby prawidłowo spełniać to zadanie, komitet powinien przeprowadzić wywiad i ocenić działalność audytu zewnętrznego, uwzględniając:

• podejście audytora,
• dostępność danych dla audytorów,
• personel biorący udział w badaniu,
• wnioski z listu do kierownictwa i ich realizację,
• współpracę audytora z komitetem,
• autonomię audytora.

Z audytorami należy przedyskutować następujące zagadnienia:

1. Zakres odpowiedzialności w świetle powszechnie przyjętych norm, naturę i ograniczenia usług firmy audytorskiej,
2. Jakość, a nie tylko akceptowalność zasad rachunkowości przyjętych przez firmę. Reguły rządzące księgowością nie zawsze są precyzyjne. Dość często mamy do czynienia z szerokim wachlarzem ocen, które mają wpływ na powstawanie sprawozdań finansowych, dlatego też należy omówić takie zagadnienia, jak wybór alternatywnych zasad księgowania, ewolucja podejścia do raportów, przejrzystość i kompletność informacji na temat transakcji przeprowadzonych przez strony związane z firmą oraz ocena nietypowych transakcji, kwestie rezerw i oceny wagi problemów. Aby dyskusja nad jakością praktyk księgowych spółki mogła być całkowicie szczera i otwarta, ta część rozmów, jako jedyna, nie musi być dokumentowana na piśmie.
3. Spory z kierownictwem spółki, dotyczące, na przykład, zagadnień audytu lub księgowości oraz ich rozwiązanie - ku satysfakcji audytora, bądź nie. Jest to szczególnie ważny obszar, może on bowiem rzucić światło na poziom agresji kierownictwa spółki oraz jego ewentualne próby zniekształcania obrazu sytuacji spółki lub niezgodnego ze stanem faktycznym raportowania dochodów.
4. Trudności w przeprowadzeniu audytu, takie jak opóźnienia w przekazywaniu audytorom informacji lub niedostateczna współpraca z audytorem.
5. Główne zagadnienia omawiane z audytorami przed ich formalnym zaangażowaniem, aby przekonać się, czy kierownictwo nie próbuje „kupić" korzystnych dla siebie opinii.
6. Ograniczona odpowiedzialność audytora wobec dokumentacji zawierającej już skontrolowane sprawozdania finansowe.

W następstwie przeprowadzonych dyskusji komitet musi odpowiedzieć na pytania dotyczące audytu zewnętrznego:

• Czy kierownictwo wywiera naciski na audytorów w celu ograniczenia ich działań?
• Czy firma przeprowadzająca audyt ma doświadczenie i stosuje prawidłową metodologię badania?
• Czy audyt koncentruje się na zagadnieniach o kluczowym znaczeniu?
• Dlaczego zaproponowane przez audyt korekty nieprawidłowości nie są wprowadzane?
• Czy partner przeprowadzający audyt zewnętrzny wypełnia swoje zobowiązania kontrolno-weryfikacyjne?

Komitet audytu musi też ocenić audyt wewnętrzny przez weryfikację i zatwierdzenie jego regulaminu. Dokument ten powinien zawierać opis misji, zakres odpowiedzialności prawnej, uprawnień, norm, stopnia autonomii, zakresy obowiązków, ocenę strategii zatrudnienia i kompetencje pracowników, a na koniec omówić budżet oraz zakres działań i oczekiwane wyniki działalności audytu wewnętrznego.

Jeżeli firma nie wprowadziła audytu wewnętrznego, komitet audytu powinien upewnić się, że istniejące procedury kontrolne są wystarczające do identyfikacji i monitoringu ryzyka oraz zapewnienia odpowiedniej jakości zabezpieczeń i wiarygodnych informacji dla rady nadzorczej spółki oraz komitetu audytu.

Ważne pytania dotyczące audytu wewnętrznego:

• Jeżeli firma nie wprowadziła audytu wewnętrznego, to czy komitet audytu powinien zalecić jego utworzenie?
• Czy komitet może skuteczniej wspierać funkcję audytu wewnętrznego?
• Czy został określony właściwy zakres zadań audytu wewnętrznego? Jaki jest zakres raportowania?
• Jakimi obszarami spółki zajmuje się audyt wewnętrzny i czy poświęca uwagę trudnym obszarom?

Komitet audytu powinien zweryfikować stopień koordynacji działań audytu wewnętrznego i zewnętrznego. Ogół działań audytu musi być wystarczający do wykrycia słabości systemów wewnętrznej kontroli, które mogłyby doprowadzić do nadużyć finansowych w przedsiębiorstwie lub do powstania błędów w sprawozdaniach finansowych. Ponadto komitet powinien dążyć do szczerej i otwartej komunikacji z audytorami, z zachowaniem zasady poufności. Zarówno audytorzy wewnętrzni, jak i zewnętrzni powinni bez obaw informować komitet o wykrytych słabościach systemów wewnętrznej kontroli (szczególnie tych, których kierownictwo nie chce naprawić).

Autor jest biegłym rewidentem, prezesem BDO.

Autor jest biegłym rewidentem.