BDO Podatki i Rachunkowość nr 1 (15) Styczeń 2009
A A A
Noclegi w prywatnych kwaterach w trakcie podróży służbowej(Źródło: Aktualności Księgowe)
Pytanie Czytelnika
W trakcie podróży służbowych (zagranicznych i krajowych) pracownicy spółki ze Szczecina wynajmują pokoje w prywatnych kwaterach. Do tej pory firma nie zaliczała takich wydatków w koszty. Czytelnik prosi o wyjaśnienie, czy mógłby zaliczyć wydatki na taki najem, gdyby spółka zawarła umowy najmu z właścicielami tych prywatnych kwater. Czy istnieje może jakieś inne rozwiązanie, aby taki wydatek mógł być uznany za koszt firmy? Barbara W.
Odpowiedź W przypadku, gdy podróż pracownika firmy odbywa się na obszarze kraju, pracownik ma prawo do otrzymania zwrotu kosztów noclegu udokumentowanych rachunkiem wystawionym przez hotel lub inny obiekt świadczący usługi hotelarskie. Jeżeli pracownik nie przedłoży takiego rachunku, ma prawo do otrzymania ryczałtu za nocleg. A zatem spędzenie noclegu w prywatnej kwaterze uprawnia pracownika jedynie do otrzymania ryczałtu za nocleg. Podobnie jest w przypadku podróży zagranicznych. Jeśli pracownik nie przedstawi rachunku hotelowego, przysługuje mu jedynie prawo do otrzymania ryczałtu. Jakie są konsekwencje podatkowe takich ryczałtów? Otóż dla pracownika stanowią przychód zwolniony od opodatkowania, a dla firmy koszt uzyskania przychodów.
Jeżeli jednak ryczałty wypłacane w firmie pracownikom (do wysokości limitów przewidzianych dla pracowników sfery budżetowej) są niższe niż koszty wynajmu prywatnych kwater, warto zastanowić się nad wprowadzeniem w zakładzie pracy własnych zasad wypłaty należności za czas podróży służbowych. W tym celu należałoby dokonać odpowiednich zapisów w zbiorowym układzie pracy, regulaminie pracy, a gdy firma nie jest zobowiązana do ich tworzenia - w umowach o pracę regulujących warunki przyznawania określonych należności za czas podróży służbowych.
W zakresie zwrotu kosztów noclegu firma mogłaby przyznać pracownikom prawo do zwrotu udokumentowanych kosztów noclegów odbytych m.in. w kwaterach prywatnych. Za dowody potwierdzające poniesienie takich wydatków mogłyby służyć wspomniane umowy najmu, a dodatkowo pokwitowania uiszczonych czynszów. Efektem tych zmian byłaby możliwość uwzględniania w kosztach uzyskania przychodów zwrotu kosztów noclegów odbywanych przez pracowników podczas podróży służbowych w kwaterach prywatnych. Przepisy podatkowe nie wyznaczają bowiem szczególnych ograniczeń w tym zakresie. Nie ma wymogu, aby tego rodzaju koszty mieściły się w określonych limitach wartościowych. Wystarczy, gdy spełniony jest warunek ponoszenia tego rodzaju kosztów w związku z przychodami, a do celów ujęcia w księgach - właściwe udokumentowanie tych kosztów.
Jedynym ograniczeniem, na jakie warto tutaj zwrócić uwagę, jest to, że dla pracowników zwrot kosztów takich noclegów w wartości przewyższającej wartość ryczałtu za nocleg (przewidzianego w przepisach mających zastosowanie do pracowników sfery budżetowej) będzie stanowiła przychód podlegający opodatkowaniu. << powrót zobacz także artykuły |
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
